临湘市慈善总会档案管理制度
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文章来源: 临湘慈善网 发表日期:2024-07-25 09:55:13
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档案管理制度
一、归档范围
凡是反映本会职能活动,具有保存价值的文件、材料均应立卷归档。
二、归档时间
1.文书档案要求在次年6月底前完成立卷归档。
2.会计档案在年度终结后，根据工作需要可由财务部门保管一年，期满由会计部门立卷移交综合档案室。
3.声像载体材料在完成制作后3个月内归档案。
三、归档要求
1.归档的文件材料必须保持齐全性和完整性。
2.归档的文件材料必须准确、真实。
3.凡归档的文件材料要求字迹清楚，签署完备，书写符全档案规范要求，按29.7cm×21cm规格（A4）纸装订案卷（特殊情况采用折叠式）。
四、查阅规定
必须严格遵守保密规定。本会人员查阅档案,须履行登记手续。外单位人员须持单位介绍信,经办公室负责人同意后方可查阅。查阅档案必须在阅览室内进行,不准涂改、划圈、折叠、撕毁档案材料。捐赠人要求必须保密的捐赠信息,非经捐赠人本人同意,不得向外单位人员借阅。
五、保管要求
确保档案的完整与安全。做好档案的防盗、防火、防水、防潮、防光、防、防尘、防虫鼠、防高温、防有害气体;严禁将易燃、易爆品带进库房。
六、鉴定工作
定期开展档案鉴定工作。对于保管期满应销毁的档案,编制出销毁清单,经报会长办公会议审核鉴定后,按规定方式统一销毁。
七、其他
档案人员调动时,必须办理交接手续。
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